如何规划学年的配餐午餐

每年九月，温哥华有少数几所学校启动外包午餐项目，全年顺利运营。其余的学校则周复一周地苦苦应对，耗尽志愿者时间，到二月就放弃了这个项目。区别从来不在于外包商——而在于是否有人在第一份餐食送达之前就规划好了整个学年。

多年来，我通过The Storm Cafe为大温哥华地区的学校和机构供应食物，模式总是相同的。成功的学校把外包午餐规划当作一个资本项目来对待：他们在夏季开始筹备，预留应急措施，并进行持续沟通。失败的学校则把它当作订外卖——只是量更大而已。

这份指南是我希望每位家长委员会协调员和学校管理人员在签署第一份外包合同之前都拥有的规划框架。它涵盖了从六月初始预算到年底总结的整个十个月周期，包含了通用指南经常遗漏的温哥华特定运营细节。

摘要：规划整个学年的外包午餐需要在九月前三到四个月开始筹备。关键里程碑包括夏季预算批准和外包商选择、八月过敏原调查、九月试点期、每四周轮换一次的菜单周期并进行季节性调整，以及通过选择性参与系统和反馈循环与家长的持续沟通——所有这些都需要与不列颠哥伦比亚省学校日历上的专业发展日、假期和提前放学时间相协调。

规划时间表：6月开始，9月启动

我看到学校犯的最大错误就是在8月才开始规划外包午餐项目。到那时，外包商已经预订满了，家长顾问委员会（PAC）的预算已经分配了，试点运行的时间为零。这是真正有效的时间表：

6月：预算批准和初步调研

1. 在学年最后一次PAC会议上提出外包午餐提案。这是你在暑假前获得预算批准的唯一机会。呈现每位学生的成本估计、预计参与率和清晰的资金模式（更多内容见下文）。如果PAC无法在学年结束前投票批准资金，你将失去三个月的势头。

2. 在学年结束前调查家长兴趣。一份简单的谷歌表单，询问"你是否会以每份X元参加外包午餐项目？"会给你提供调整项目规模所需的参与数据。根据我在温哥华学校的经验，预计初始兴趣为40-60%，实际持续参与率约为30-45%。

3. 开始外包商调研。从至少三家供应商那里征求提案。根据食品安全认证、过敏原管理能力、在你所在社区的送货可靠性和菜单灵活性（而不仅仅是价格）来评估它们。对于列治文（Richmond）的学校，外包商在中午11:45到下午1:15之间应对交通的能力是一个真实的运营问题，这是经验丰富的学校外包商与其他供应商的区别。

7月：外包商选择和合同谈判

1. 与你的前两名候选方安排试吃会。邀请PAC执行官和至少一名学校管理人员。品尝实际食物——而不是特殊的展示菜单。要求查看标准周二送货的样子。

2. 根据学年现实来谈判合同。你的合同必须涵盖：专业发展日（Pro-D）取消不收罚款、假期日程对齐、提前放学日调整、入学人数变化的交付量灵活性以及试用期条款。我将在本指南的后面详细说明合同结构。

3. 在7月底之前选择你的外包商。这给你整个8月的时间来入职、进行过敏原调查并建立通讯系统。

8月：过敏原调查和系统设置

1. 向所有家庭发送饮食要求和过敏原调查。在学校发送返校资料包的那一刻就这样做——最好在8月的前两周。涵盖：已知食物过敏（严重程度）、宗教饮食要求、素食/纯素食状态和任何医学饮食需求。给家庭一个8月25日的确定期限。

2. 与你的外包商共享已完成的过敏原数据。他们需要至少两周时间将你学校的过敏原概况整合到他们的生产计划中。在The Storm Cafe，我们为我们服务的每个机构构建学校特定的过敏原矩阵——但没有完整的数据，我们无法做到这一点。

3. 设置你的订购和支付系统。无论你使用专用平台、简单的谷歌表单还是纸质订单表，该系统都需要在9月之前进行测试。在第一周遇到摩擦的家长会永久退出。

9月：试点月份

将第一个月作为正式试点运行。我将在下面详细介绍试点方法，但关键原则是：将9月视为测试，而不是承诺。收集关于参与率、食物质量、送货时间和家长满意度的数据。根据四周的实际表现做出本学年其余时间的去/不去决定。

预算规划：实际成本是多少

让我直言不讳地讲出这些数字。在大温哥华地区运营学校餐饮计划后，这是诚实的成本明细。

每个学生的成本

大温哥华地区学校午餐的每餐成本范围从每位学生6至9加元，具体取决于餐饮承包商、菜单复杂性、订餐量和配送距离。这是全包价格——包括食物、包装、配送和过敏原管理。

对于有200名学生、35%参与率的学校，这意味着大约70份日常订单。以每餐7.50加元的价格计算，约185个学校日期，年度计划成本约为97,125加元。这个数字听起来很大，直到你细化分解：每位参与学生每年486加元，或大约每个学校日期2.63加元。

在温哥华学校行之有效的资金模式

我合作过的大多数成功的学校午餐计划都使用以下资金来源的组合：

1. 全额家长支付模式。家长承担100%的每餐成本。这是最简单的管理方式。家长会（PAC）管理订购和付款收集，不需要补贴。适用于大多数家庭能够负担每餐6-9加元的学校。

2. 家长会补贴模式。家长会使用博彩补助金、筹款收入或其他家长会收入来补贴每餐成本。例如，如果承包餐饮的成本为8加元，家长支付6加元，家长会承担2加元的差额。这是我在温哥华教育局（VSB）学校中最常见的模式，因为它保持了计划的可及性，同时维持了计划的可持续性。

3. 分级定价模式。提供两到三个定价等级。全价餐点8加元，符合条件家庭的折扣价格为5加元，以及由家长会或社区捐款资助的少量免费餐点。这反映了加拿大许多已成立的学校餐饮计划使用的方法^[1]。

4. 联邦/省级补助金融合。随着国家学校食品计划在不列颠哥伦比亚省的扩展——该省与联邦政府签署了3,940万加元协议以扩展学校餐饮提供^[2]——一些学校现在可以通过计划资金来抵消餐饮成本。资格和报告要求各不相同，因此请与您的校区合作，以确定您的计划是否符合资格。

没人预算的隐性成本

• 付款处理费：如果您收集在线付款，预算信用卡处理费用2.5-3%。在年度97,000加元的计划中，这是2,400-2,900加元。
• 志愿者协调员时间：需要有人管理每周订单、处理取消和排查问题。大多数学校低估了每周3-5小时。
• 缺席导致的浪费：预算学生订购但缺席导致的5-8%订单浪费。您的合同应说明您是否为已订购但未配送的餐点付款，或是否可以提前通知调整订单。
• 物资：午餐区的餐巾纸、手部消毒液站和清洁用品。成本很小，但在185天内会累积。

菜单轮换：可扩展的4周循环

4周轮换菜单是学校午餐计划的最佳运营平衡点。它提供足够的多样性来保持学生的参与，足够的重复使您的餐饮承包商能够优化采购和准备，以及易于管理的过敏原追踪循环。

如何构建轮换

1. 从20个不同的午餐选项开始。四周乘以五个学校日期等于20个独特餐点。每个餐点应包括蛋白质、谷物或淀粉、至少一种蔬菜和水果或奶制品成分。在伯纳比和列治文的学校工作中，我发现较清淡、低油脂的选项表现一致——孩子和家长都更喜欢它们。

2. 在整周轮换蛋白质。一个典型模式：周一鸡肉、周二素食、周三牛肉或猪肉、周四鱼类、周五混合/灵活选择。这确保了营养平衡，并适应了在特定日期吃无肉食物的家庭。

3. 指定"主打餐点"——经过验证的最爱，在每个循环中重复。每所学校都有4-5个孩子可靠食用的餐点：照烧鸡、肉酱意面、黄油鸡配米饭、蔬菜炒面和类似的热门餐点。首先确定这些，然后围绕它们建立其余的轮换。

4. 在每个循环中加入一个"探险餐点"。每四周引入一道不太熟悉的菜肴——粥、日式咖喱、石锅拌饭或扁豆配烤饼。这使学生能够接触多元化的美食，同时不会冒参与度下降的风险。在大温哥华多元文化学校社区中，这些探险餐点通常在两到三个循环内成为新的主打餐点。

季节性调整

您的4周轮换应在学年期间转换三次：

• 秋季轮换（9月至11月）：利用不列颠哥伦比亚省收获季节。南瓜、根菜和本地苹果供应充足且价格便宜。随着天气变冷，浓汤和炖菜效果很好。
• 冬季轮换（1月至3月）：更浓郁、更温暖的餐点。汤、咖喱、炖菜和烤蛋白质。来自德尔塔和素里的本地温室蔬菜补充可用的产品。
• 春季轮换（4月至6月）：随着天气转暖，餐点更清淡。新鲜沙拉配蛋白质、米饭碗、冷面选项和季节性不列颠哥伦比亚省水果——来自弗雷泽谷的草莓和蓝莓进入季节后。

在转换前至少两周向家长传达每个季节菜单变化。有食物敏感症孩子的家长需要时间来查看新的成分表。

过敏原调查和饮食需求

八月调查

这不是可选的。在返校期间向每个家庭发送全面的饮食需求调查。该调查必须捕获：

• 威胁生命的过敏症（过敏反应水平）：花生、树坚果、贝类、鸡蛋、乳制品、大豆、小麦、芝麻。指明严重程度以及孩子是否携带肾上腺素笔。
• 非过敏反应食物过敏症或不耐受症：具体情况很重要。"乳制品过敏"和"乳糖不耐受"需要不同的调整。
• 宗教饮食要求：清真、犹太洁食、宗教原因素食。在温哥华学校，尤其是在东温哥华、列治文和素里的学校，您会遇到重大的饮食多样性。
• 生活方式饮食选择：素食、纯素、鱼素食。
• 医学饮食需求：乳糜泻、糖尿病管理饮食和其他影响食物选择的疾病。

如何处理和使用过敏原数据

1. 将所有回复按班级汇编到一个过敏原矩阵中。此文档发送给您的餐饮承包商、学校管理部门以及所有参与午餐服务的工作人员。

2. 单独标记任何有过敏反应过敏症的学生。这些学生需要单独标记的餐点，在每个盒子上都有清晰的过敏原声明。没有自助服务，没有共享的服务器具。

3. 在一年中的两个时间点更新调查：1月（冬季假期后，可能有新学生注册）和4月（春季菜单轮换前）。在学年中期到达的新学生需要在参与午餐计划前提交调查。

4. 与您的餐饮承包商分享您学校的完整过敏原档案。在The Storm Cafe，我们建立学校特定的过敏原矩阵，并用全面的过敏原信息标记每个单独的餐点——但我们需要学校提供完整准确的数据才能做到正确。一个在首次配送前不要求这些数据的餐饮承包商，是您不应该聘用的。

与家长沟通：选择加入系统

建立沟通框架

透明、可预测的沟通能让家长保持参与，防止项目因投诉和困惑而崩溃。以下是我见过效果最好的系统：

1. 每周订购窗口。周四傍晚为下一周开放订购。周日晚间关闭订购。这给了家长一致的节奏，也给你的承包商48小时以上的采购和准备时间。

2. 月度菜单预览。在前一个月的20日之前，将即将到来的4周轮转菜单发送给所有家庭——不仅仅是参与的家庭。包括完整的食材清单。尚未选择加入的家长在看到菜单后通常会加入。

3. 学期承诺选项。让家长可以以略微折扣的价格承诺一个完整的学期（9月-12月、1月-3月、4月-6月），或以标准价格按周订购。学期承诺给你的承包商提供可预测的订购量，并减少每周的行政负担。

4. 反馈收集。在每个学期结束时进行简短的家长调查：你的孩子喜欢什么？他们拒绝吃什么？有任何顾虑吗？使用这些数据来完善下个学期的菜单轮转。

付款收集

最简单的方法：在订购时进行在线支付。家长在周四至周日订购，立即支付，订单锁定。缺席退款遵循明确的政策——我建议允许在配送日期前24小时内取消，此后不退款。

对于无法在线支付的家庭，提供由学校办公室管理的预付卡或代金券系统。这确保每个参与的学生都能获得他们的餐食，而不会在服务时出现付款问题。

不列颠哥伦比亚省学校日历整合

大多数项目在这里出现问题。BC学年不是185个连续的上课日——它被专业发展日、法定假日、冬季和春季假期以及提前放学日所打断。这些都会影响你的餐饮项目。

你必须考虑的非配送日

以温哥华学区日历为参考，典型的学年包括^[3]：

• 5-6个专业发展（Pro-D）日——学生不在学校，不需要午餐
• 感恩节星期一（10月）
• 纪念日（11月11日）
• 2周冬季假期（12月下旬至1月初）
• 家庭日（2月）
• 2周春季假期（3月中旬）
• 耶稣受难日和复活节星期一（不固定）
• 维多利亚日（5月）

这是潜在195天窗口中的大约30天，在这些日期你不订购供应午餐。即使在订购日历中遗漏其中一个，也意味着要为没人吃的餐食付款。

提前放学日

许多温哥华学校有提前放学日——通常每月一次——学生在下午1:30或2:00放学，而不是通常的下午3:00。午餐项目在这些日子仍然运行，但要与你的承包商确认配送窗口是否需要改变。如果提前放学意味着更早的午餐时间，你的承包商需要了解这一点。

如何构建日历

1. 在学年开始时，创建一个主配送日历，将每个上课日映射到官方VSB（或你所在学区）的日历上。标记每个Pro-D日、假日、假期、提前放学日和已知的特殊活动日。

2. 立即与你的承包商共享此日历。他们将使用它来规划采购和生产。任何更改——例如重新安排的Pro-D日——必须至少提前一周与承包商沟通。

3. 将日历整合到你的订购系统中。如果家长试图为Pro-D日订购，系统应该阻止它。这可以防止错误和退款麻烦。

全年扩展

你的午餐项目在10月服务的学生数量不会与3月相同。为波动做好计划。

招生变化

• 新学生全年到达。每个新家庭必须在其孩子参与之前完成过敏原调查。在你的流程中构建48小时的入职窗口。
• 一些学生在学年期间会离校。立即将他们从订购系统中删除以避免浪费。
• 参与率通常在1月下降（假期后预算紧张），在4月-5月上升（家长更忙，便利性取胜）。预期10-15%的季节性差异。

与承包商的批量沟通

你的承包商需要可预测的批量来维持质量和定价。以下是沟通频率：

• 每周：周日晚间下一周的确认人数。
• 每月：参与趋势数据，显示任何向上或向下的模式。
• 每学期：在学期开始前至少3周分享的即将到来的学期的正式批量预测。

如果你的批量下降到合同最小值以下，要主动解决问题，而不是等待承包商提出问题。在The Storm Cafe，我们在学校合同中构建灵活的批量条款，正是因为参与度会波动——但当双方都开放沟通时，这种灵活性效果最好。

特殊活动和一次性餐饮

全年餐饮项目应该容纳不仅仅是日常午餐。学校有需要食物的活动，而你现有的承包商关系使这些更简单、更具成本效益。

热午餐日

许多学校将"热午餐日"作为特殊活动运行——通常每月一次——全校参与，而不仅仅是常规午餐项目订户。这些通常是家长委员会筹款活动，每餐成本有小幅加价。至少提前两周与你的承包商协调这些活动。对于超过100名学生的团体，我会要求提前三周通知。

文化庆祝餐饮

温哥华学校庆祝农历新年、排灯节、土著民族日和许多其他文化活动。与这些庆祝活动相一致的有思虑的供应午餐——农历新年的红豆包和饺子、开斋节的比尔亚尼和甜食、土著庆祝的班诺克面包和三文鱼——创造了标准午餐项目单独无法达到的社区参与。这些餐食需要特殊的菜单规划，所以要尽早与你的承包商合作。

在The Storm Cafe，我们的厨房围绕亚洲美食建立，这意味着农历新年和中秋节餐饮对我们来说很直接。其他文化菜单可能需要不同的承包商或合作——这很好。关键是要提前规划。

实地考察盒装午餐

实地考察需要便携、货架稳定（或冷链）的餐食，能在乘坐到温哥华水族馆或松鸡山的公交车上存活。带有三明治或卷饼、水果、小食和饮料的单个盒装午餐——默认无坚果，所有食物都单独标注过敏原。至少提前48小时订购实地考察盒装午餐，并确认数量与你的实地考察许可证回复相匹配，而不是你的班级总入学人数。

与学校家长委员会合作

家长咨询委员会是不列颠哥伦比亚省大多数学校午餐项目的运营骨干。以下是为成功而结构化家长委员会角色的方法：

家长委员会的责任

• 预算监督：批准年度餐饮预算，管理任何补贴资金，并跟踪项目财务。
• 志愿者协调：招募家长志愿者完成每周任务——订购管理、当日分配协助和与家庭的沟通。
• 承包商联络：指定一名家长委员会成员作为与承包商的单一接触点。多个联系点会造成混淆和相互矛盾的指示。
• 反馈汇总：每学期收集家长和学生反馈，并将其转化为可操作的菜单更改请求。

学校管理部门的责任

• 过敏原安全合规：学校而非家长委员会最终对学生安全负责。管理部门必须审查并签署过敏原管理计划。
• 设施访问：确认配送司机可以在午餐时间段访问学校，并且有足够的空间用于餐食分配。
• 日历管理：在学年开始时向家长委员会提供官方学校日历——包括所有日程安排更改——并在更改发生时及时更新。

最重要的交接

当家长委员会领导层更换时——在温哥华学校中，家长委员会领导层几乎每年都会变更——新团队需要一份全面的交接文件。该文件应包括：当前餐饮合同、过敏原矩阵、订购系统登录凭证、承包商联系信息、年度配送日历、预算电子表格，以及有关什么有效和什么无效的说明。没有这份文件，新家长委员会会在每个9月从零开始。

试点方法：先试行一个学期

如果您的学校从未开展过配餐午餐项目，请不要承诺整年运营。运行一个学期的试点项目（9月至12月），评估后再决定是否扩展。

试点期间要衡量的指标

启动/不启动决策

在9月末（或试点学期结束时），诚实地审查数据。如果项目达到上述目标，则扩展运营。如果没有达到，找出具体失败点并解决它——不要只是希望它会改善。有时解决方案是更换配餐公司。有时解决方案是改变定价模式。有时解决方案是改进沟通。但解决方案永远不是"继续按原样做，并希望家长神奇地出现"。

成本比较：家长自制午餐与配餐午餐

这个话题在我参加的每个家长委员会会议上都会出现，所以让我直接回答。家长们总是问："自己打包午餐不是更便宜吗？"

家长自制午餐的原材料成本较低——根据打包内容，可能每餐3-5美元。但这种比较忽略了其他一切：

• 时间成本：艾伯塔大学的一项研究发现，加拿大家长准备一份打包学校午餐平均需要15-20分钟^[4]。在185个学校日里，这相当于每年46-62小时。即使按保守的每小时25美元的机会成本计算，也就是每年1,150-1,550美元的家长时间成本。
• 营养一致性：打包午餐的质量差异很大。研究表明，与学校提供的餐食相比，打包午餐往往含糖量较高，蔬菜含量较低^[5]。一个由专业配餐公司运营的精心策划的配餐项目每天都能提供均衡的营养。
• 食品安全：打包午餐在没有温度控制的背包里放置3-5小时。配餐午餐在绝缘容器中送达，并在安全保存时间窗口内供应。在温哥华较温暖的月份，这很重要。
• 忙碌时期的便利性：最需要配餐午餐的家庭往往是有两位工作家长、孩子在不同学校就读、没有时间进行早晨准备的家庭。这些家庭通常也是对学校社区其他方面贡献最多的家庭。

诚实的答案是：配餐午餐的直接成本更高，但总成本——包括家长时间、营养质量和食品安全——使其对忙碌的温哥华家庭具有竞争力，甚至更具优势。

延伸阅读

• 温哥华幼儿园是否有送餐服务？
• 学校管理人员在聘请承办方之前需要了解什么
• 温哥华托儿所膳食计划：2026年周菜单轮换最佳实践

参考文献

^[1]：加拿大政府，《全国学校食品计划》，2024年。加拿大在五年内投资10亿美元创建全国学校食品计划，建立补贴和免费学校餐点的基础设施。https://www.canada.ca/en/employment-social-development/news/2024/04/national-school-food-program.html

^[2]：英属哥伦比亚省，《滋养未来：支持不列颠哥伦比亚省学校食品项目》，2025年。不列颠哥伦比亚省与联邦政府的协议，在三年内提供3,940万美元，用于扩展全省学校食品项目。https://www.gov.bc.ca/bcschoolfood

^[3]：温哥华教育局，《2025-2026年学校日历》，2025年。官方教育局日历，列出2025-2026学年的学校日、专业发展日、假期和休息期。https://www.vsb.bc.ca/page/school-calendar

^[4]：Tugault-Lafleur, C. N., & Black, J. L.，《2004年至2015年加拿大人消费的食物和饮料数量及类型的差异》，《营养素》，2019年。研究检验加拿大膳食准备模式，包括打包午餐的时间投资。https://doi.org/10.3390/nu11030526

^[5]：Evans, C. E. L.等人，《英国儿童打包午餐的横截面调查：食物和营养物质水平结果》，《流行病学和社区健康杂志》，2010年。发现打包午餐的钠、糖和饱和脂肪含量明显高于学校餐食。https://doi.org/10.1136/jech.2008.085563

^[6]：英属哥伦比亚疾病控制中心，《儿童保育设施食品安全》，2026年。涵盖不列颠哥伦比亚省为儿童提供服务的项目的食品处理、温度要求和过敏原管理指南。https://www.bccdc.ca/health-professionals/professional-resources/food-premises-guidelines

^[7]：HealthLink BC，《儿童保育设施中的食品安全》，2026年。省级指导文件，涵盖为儿童提供服务的设施的食品处理、过敏原安全和卫生要求。https://www.healthlinkbc.ca/healthlinkbc-files/food-safety-child-care-facilities

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常见问题

我们应该何时开始规划学年外包午餐计划？

最晚不要迟于前一学年的6月。6月PAC会议是您在暑假前获得预算批准的机会。7月应该用于品尝外包商和合同谈判，8月用于过敏原调查和系统设置，9月用于试点月。从8月开始规划的学校总是会遇到问题——外包商已经有了承诺，过敏原调查仓促进行，没有时间进行适当的试点。我看过许多计划因为没有在夏季打好基础而在10月前崩溃。

温哥华学校外包午餐计划每名学生的成本是多少？

在大温地区，预期每名学生每餐成本为6-9加元，具体价格取决于您的外包商、菜单复杂性、订单量和送餐距离。对于拥有200名学生和35%参与率的学校，这意味着大约185个学校日中每名参与学生的年均成本约为486加元。大多数成功的计划采用混合融资模式，其中家长每餐支付5-7加元，PAC通过游戏补助或筹款收入补贴差额。国家学校食品计划也在为BC学校创造新的融资渠道。

在职业发展日、假日和提前放学时会发生什么？

您的外包合同必须明确说明非学校日期的情况。职业发展日和假日意味着没有送餐和无需付费。VSB日历包括5-6个职业发展日、两周冬假、两周春假和几个法定假日——大约每年30个无送餐日。在学年开始时将这些日期纳入主送餐日历，并与您的外包商共享。提前放学日仍需要午餐服务，但要确认送餐窗口是否需要更改。任何日程变更——例如重新安排的职业发展日——应至少提前一周通知您的外包商。

我们如何在全校范围内处理饮食限制和食物过敏？

在8月开学期间向每个家庭发送综合过敏原和饮食需求调查，并在开学第一天前设定明确的回复截止日期。将所有回复汇编成按班级组织的全校过敏原矩阵，并立即与您的外包商共享。患有过敏症的学生必须收到带有完整过敏原声明标签的单独餐盒——没有例外。在1月和4月期间每年更新两次调查，以捕捉新学生和任何变化。在The Storm Cafe，我们建立学校特定的过敏原矩阵并为每份餐盒单独标记，但我们需要学校提供准确的数据才能使该系统正常运作。

我们应该承诺整个学年还是从试点学期开始？

始终从试点开始。将9月作为正式测试月运行——如果您的外包商需要学期长度的合同，则承诺一个完整学期（9月至12月）。追踪五个指标：参与率（目标超过25%）、准时送餐率（目标超过95%）、家长满意度（目标超过80%的正面评价）、过敏原事故率（必须为零）和食物浪费率（目标低于10%）。如果试点达到这些目标，则扩展到全年。如果没有，确定具体的失败点并在重新承诺之前进行修复。试点保护学校和PAC免于锁定到不能很好地服务社区的计划中。

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准备好规划学校的外包午餐年度？

The Storm Cafe多年来一直为温哥华学校和机构提供新鲜日餐、全面的过敏原管理和为大温地区真实条件构建的送餐物流。我们与PAC和学校管理人员合作规划从9月至6月平稳运行的计划——而不仅仅是最初令人兴奋的一周。

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